Im beruflichen Bereich möchte man zur Weihnachtszeit mit kleinen Geschenken und hübsch gestalteten Weihnachtskarten seinen Mitarbeitern und Geschäftspartnern gegenüber seine Wertschätzung zum Ausdruck bringen. Geschenke erhalten wie man weiß die Freundschaft oder auch die Geschäftsbeziehungen.
Man sollte und darf keine Gegenleistungen voraussetzen, aber natürlich mit einem Präsent Eindruck hinterlassen und darauf hoffen, dass sich die ein oder andere Geschäftsbeziehung vertieft. Es kommt auch nicht unbedingt auf den Kaufwert des Präsentes an. Zu überlegen ist, womit man Mitarbeitern und Geschäftskunden eine Freude machen kann.
Selbst gestaltete geschäftliche Weihnachtskarten mit einem selbstverfassten Weihnachtsgruß können genauso erfreuen wie Kugelschreiber oder Schlüsselanhänger, sogenannte Streuartikel. Für Streuartikel bis 10€ sind keine Steuern fällig, weder vom Schenkenden noch vom Beschenktem.
Zu einer guten Flasche Wein sagt natürlich auch niemand nein. Es zählt aber immer die offensichtliche Anerkennung für erbrachte produktive Leistung und guter geschäftlicher Beziehung. Es ist auch wichtig, diese Geste in jedem Jahr weiter zu führen. Sparmaßnahmen werden nicht selten mit Missachtung bestraft und das Arbeitsklima oder die geschäftliche Beziehung leidet. Zwischendurch mal ein nettes Wort ist natürlich auch nicht zu unterschätzen.
Regeln für die Besteuerung von Geschenken
Doch Vorsicht ist geboten! Damit man es sich nicht mit dem Fiskus verscherzt, sollte man einigen Punkten dringend Beachtung schenken, wenn man seinen Mitarbeitern oder Geschäftskunden eine Freude machen möchte.
Es müssen bestimmte Regeln beachtet werden und diese stellen sich für Mitarbeiter und Geschäftspartner etwas unterschiedlich dar.
Geschenke an Geschäftspartner, Kunden, Lieferanten usw.
Von der Steuer absetzbar sind für den Firmeninhaber Kundengeschenke bis zu einem Kaufwert von 35€ Netto pro Jahr und Person. Sie gelten allgemein als Betriebsausgabe. Bei einem kleineren Unternehmen liegt die Freigrenze aber bei 35€ Brutto. Wird der Kaufpreis überschritten, wird es zu einer privaten Ausgabe, deren Gewinn versteuert werden muss. Hat man einem bestimmten Geschäftspartner im gleichen Jahr schon ein Präsent zu kommen lassen, vielleicht zum runden Geburtstag, muss dessen Wert mit eingerechnet werden
Formalien und Buchhaltung
Die Buchhaltung der Firma oder des Unternehmens muss zu jedem Präsent ab 10€ Ausgaben, den Begünstigten und den jeweiligen Anlass schriftlich festhalten oder sinnvollerweise auf den vorliegenden Kaufbelegen notieren. Nur so kann die Summe als Betriebsausgabe verrechnet werden. Eine ordnungsgemäße Rechnung muss vorliegen, auf der der Name des jeweiligen Geschäftspartners oder Geschäftskunden vermerkt ist. Sind auf der Rechnung allerdings mehrere Positionen erkennbar, sollte eine Liste beigelegt werden, aus der man ganz genau nachvollziehen kann, wer welches Präsent erhalten hat und wie viel es gekostet hat.
Geldgeschenke
Geldgeschenke aber gelten zum Beispiel nicht als Geschenk, es liegt kein Sachbezug vor. Es ist also dementsprechend nicht als Betriebsausgabe absetzbar und daher lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Präsente für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen
Auch hier gibt es bestimmte Voraussetzungen, um das jeweilige Geschenk als Betriebsausgabe werten zu können. Die Freigrenze von Brutto 44€ darf man pro Mitarbeiter und Monat nicht überschreiten, sonst kann der Betrag nicht mehr steuerlich geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber kann Aufmerksamkeiten oder eben Sachzuwendungen bis zur genannten Summe aus besonderem Anlass gewähren. Der Name des Beschenkten sowie der Anlass sollten notiert werden.
Weihnachtspräsente an Mitarbeiter sind immer als Betriebsausgaben abziehbar. Übersteigt der Kaufpreis die 44€, führen sie zu Sozialabgaben und steuerpflichtigem Arbeitslohn.
Weihnachtsfeiern oder Gutscheine
Geschenke, die im Rahmen von Betriebsfeiern oder Weihnachtsfeiern ausgegeben wurden, dürfen zusammen mit den übrigen Kosten von 110€ pro Arbeitnehmer nicht überschritten werden.
Jedes betrieblich veranlasste Geschenk gilt als Betriebseinnahme, die der Empfänger, sowohl als Geschäftskunde als auch als Mitarbeiter, versteuern muss. Wird das Präsent vom Schenkenden Pauschal mit einem Satz von 30% versteuert, muss der Beschenkte keine Steuern zahlen.
Man kann im gleichen Geschäftsjahr bis zu einem Wert von 35€ auf die Pauschalversteuerung für kleinere Geschenke oder Aufmerksamkeiten verzichten, wenn daraus ein Geldgeschenk zum Beispiel in Form eines Gutscheins gemacht wird. Denn die Pauschalversteuerung gilt nur für Sachzuwendungen.
Die Freude am Geschenk sollte nicht leiden müssen
Dem Schenkenden möchte unterstellt werden, dass er seinen Mitarbeitern und Geschäftskunden eine Freude bereiten und sie nicht verärgern möchte. Also sollte man den Regeln folgen, sonst landen die beigelegten Weihnachtskarten, wenn auch individuell selbst gestaltet, ganz schnell in der Mülltonne und dies gefährdet Geschäfts- und Arbeitsklima.